Bij de Hanzehogeschool kun je je als medewerker of student verkiesbaar stellen voor meerdere verkiezingen. Hoewel de verkiezingen zelf al jaren eenvoudig met Progress Verkiezingen georganiseerd worden, kwamen er tot voor kort bij de kandidaatstelling heel wat Excelbestandjes en e-mails kijken. Dat moest toch slimmer kunnen, bedacht Gonda Hoekstra, Ambtelijk Secretaris medezeggenschap bij Hanzehogeschool Groningen. Zij legde de vraag neer bij het team van Progress Onderwijs. Software-engineer Leo Leinenga vertelt in deze blog over de nieuwe functionaliteit die wij hiervoor hebben ingebouwd in onze stemapplicatie en hoe deze de verkiezingen bij Hanzehogeschool nóg gemakkelijker maakt.

Losse formulieren

Hanzehogeschool Groningen is al sinds de beginjaren tevreden gebruiker van Progress Verkiezingen voor hun medezeggenschapsraad- en andere verkiezingen. Maar bij de kandidaatstelling van studenten en medewerkers kwamen nog heel wat Excelbestandjes en e-mails kijken. Zonde. Heb je zo’n mooie stemapplicatie, moet je met allerlei losse formulieren in de weer. Eén persoon gaf de kandidaten voor een partij op via een Excel-formuliertje, daarna werd per mail gecontroleerd of de voorgestelde kandidaten ook daadwerkelijk kandidaten wilden zijn. Vervolgens ging de organisatie-admin die namen invoeren in Progress Verkiezingen. Dat moest slimmer kunnen, dacht Gonda Hoekstra.

Stemmen simpel, veilig en eenduidig maken

‘Terecht’, zegt software-engineer Leo Leinenga. ‘Samen met Jan Batteram, de directeur van Progress Onderwijs, ben ik in gesprek gegaan met de onderwijsinstelling en na een goede afstemming zijn we aan de slag gegaan. Ons doel is immers het stemproces eenvoudig, veilig en duidelijk te maken, dus als we dat proces kunnen verbeteren met een slimme nieuwe functionaliteit, dan doen we dat.’

Kandidaatstelling geïntegreerd in stemapplicatie

De oorspronkelijke vraag van Hanzehogeschool Groningen was om het proces met aanvragen en accorderen via Excelformulieren en e-mails één op één te automatiseren als een webformulier. Leo: ‘Daarmee wordt het proces misschien wel iets efficiënter, maar om het echt te optimaliseren, hebben wij ervoor gekozen om het proces volledig te integreren in de stemapplicatie.’

Een druk op de knop

‘In het nieuwe proces zet de admin van de Hanzehogeschool Groningen de verkiezingen klaar, zonder partijen en partijkandidaten, maar mét stemgerechtigden’, legt Leo uit. ‘Vervolgens kunnen stemgerechtigden inloggen en met een druk op de knop een partij beginnen en daar kandidaten aan toevoegen. Voorheen was het toevoegen van partijen en kandidaten een taak van de admin, dit wordt hem nu uit handen genomen en bij de partijbeheerders neergelegd. De kandidaten loggen in om hun kandidaatstelling – met een druk op de knop – te bevestigen. De organisatie kan vervolgens in een oogopslag zien wie akkoord heeft gegeven en wie niet. Op basis daarvan kunnen ze een reminder uitsturen en – na de deadline – degenen die niet hebben ingestemd, verwijderen als kandidaat. Ook kandidaten die niet gerechtigd zijn om zich kandidaat te stellen worden dan alsnog verwijderd uit de applicatie.’

Sneller, efficiënter en minder foutgevoelig

Gonda Hoekstra, Ambtelijk Secretaris medezeggenschap bij Hanzehogeschool Groningen: ‘We zijn heel blij met deze nieuwe functionaliteit. Dit moet het proces sneller, efficiënter en minder foutgevoelig maken. De volgende verkiezingen zijn in het voorjaar. Ik ben heel benieuwd naar de werking in de praktijk en de reacties van de kandidaten.’

Nieuwsgierig?

Wil je meer informatie over Progress Verkiezingen of ben je benieuwd naar deze specifieke functionaliteit? Neem contact met ons op, we vertellen je er alles over!